Jeżeli biuro podróży planuje wyprawę, na przykład autokarową, bez względu, czy jest to wyjazd aranżowany dla dojrzałych czy dla dzieci, czy obejmuje wyjazd na parę dni czy też jest to wycieczka wyłącznie jednodniowa, powinny być przydzielony do tej wyprawy pilot lub ewentualnie także przewodnik – w zależności od danej sytuacji. Polskie prawo powiada bowiem, że każdy wyjazd grupowy, gdzie dana grupa liczy co najmniej 10 osób, powinien następować pod opieką pilota z bezwzględną jego obecnością w danej grupie.

Nawet w sytuacjach, kiedy wyjazd nie jest aranżowany przez biuro podróży a przez indywidualna osobę, na przykład eskapada szkolna – klasowa – aranżowana przez wychowawcę klasy, również powinna mieć opiekuna w postaci licencjonowanego pilota krajoznawczego. W sytuacji ujawnienia przez narząd kontrolny, że dana grupa wycieczkowa nie posiada pilota, nakładana jest kara finansowa na organizatora wycieczki, oraz nieważne jest, czy to będzie menadżer biura podróży, czy też wychowawca szkolny – oba podmioty mogą być ukarane w ten sam sposób.

Dla zwykłego zjadacza chleba trudno będzie odróżnić, jakie kompetencje ma pilot wycieczki, a które przewodnik, jaki daną eskapadę oprowadza – w szeregu przypadków spostrzegamy też obrazki, iż oprowadza dana wycieczkę osoba, która posiada plakietkę pilota turystycznego, a nie pilota. Aczkolwiek są to dwa różne rodzaje uprawnień – pilot krajoznawczy a przewodnik, które zależą również od tego, o jaki teren chodzi – szczególnie dotyczy to uprawnień pilota.

Otóż licencja pilota turystycznego uprawnia taka osobę do sprawowania opieki nad grupą, do której jest przedzielony w czasie eskapad, organizowanie spraw kwaterunkowych oraz tym podobnych czynności, o czym wzmiankuje http://ecotravel.net.pl/. Natomiast pilot nie ma uprawnień do oprowadzania wycieczek, inaczej czynności zarezerwowanej dla przewodnika krajoznawczego. Z kolei przewodnik – jeżeli mowa o terenowym – ma prawo do oprowadzania eskapad po obszarze, gdzie ma licencje przewodnika, a co więcej do wykonywania czynności pilockich na też danym terenie. Przewodnik miejski nie ma niemniej jednak uprawnień pilota, a w związku z tym wyjazdów z grupą oraz sprawowania opieki nad nią, jaka prawidłowo sprawuje pilot.